Sekretariat szkoły przyjmuje interesantów w godzinach urzędowania.
Sprawy do załatwienia przyjmowane są w trybie określonym w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r Nr 98 poz. 1071 z późn. zm.) Na podstawie art. 63 Kodeksu postępowania administracyjnego:
Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej, w formie dokumentu elektronicznego lub ustnie. Prowadzone sprawy w szkole załatwiane są bez zbędnej zwłoki, jeżeli szkoła posiada wszystkie informacje potrzebne do załatwienia danej sprawy i gdy nie wymaga to gromadzenia dowodów, informacji lub wyjaśnień.
Szkoła prowadzi sprawy dotyczące:
1. Przyjmowania uczniów / słuchaczy wydawanie legitymacji, indeksów, świadectw, zaświadczeń z przebiegu kształcenia, duplikatów itp.
2. Zatrudniania pracowników, przebiegu zatrudnienia oraz zwolnienia. Czynności kancelaryjne w placówce wykonuje sekretariat.
Całość korespondencji przychodzącej do placówki przyjmuje pracownik sekretariatu, rejestrując ją w dzienniku korespondencyjnym.
Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:
- adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom
- wartościowych, które przekazuje właściwej osobie Korespondencję mylnie doręczoną zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.
Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z dziennika korespondencyjnego, następnie segreguje się według jej treści i przekazuje dyrektorowi.
Na korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez innych pracowników placówki, dyrektor umieszcza dyspozycje dotyczące:
- sposobu i terminu załatwienia sprawy
- aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu.
Pracownicy szkoły załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem. Nie podlegają rejestracji:
- publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty, itp.)
- potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy
- rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe
- zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.
Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania.
Informację na jakim etapie znajduje się sprawa można uzyskać w godzinach pracy sekretariatu: osobiście, telefonicznie: 77/416 23 83 – pocztą elektroniczną: [pokaż email]
Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników szkoły czynności kancelaryjnych należy do obowiązków dyrektora.